Главное, в каждом мероприятии — составить грамотное ТЗ (техническое задание). Полезно будет и для себя, если делать всё самостоятельно, и для подрядчиков-организаторов. Чем подробнее и внимательнее составить ТЗ, тем точнее попадешь в мероприятие-мечты


6 вопросов для базового ТЗ

1. По какому поводу собираемся? Или цель мероприятия. Например, празднование важной даты или обучение сотрудников
2. Какие гости к нам придут? Мужчины, женщины? Каких возрастов? Активные или хотят отдыхать? Что едят, что не едят? Насколько хорошо знакомы друг с другом? Дни рождения детей и корпоратив взрослых мужчин, требуют очень разных решений
3. Что мы хотим, чтобы гости получили от мероприятия? Например, научились чему-то, сплотились командой или отпраздновали событие. Другими словами, чем мы будем заниматься, какие эмоции и опыт должны получить гости
4. Какой бюджет на всё событие? От этого зависит, делать всё самому или обращаться в подрядчикам
5. Количество гостей? Влияет на выбор площадки и на программу события
6. В какой сезон будет событие? Летние события на свежем воздухе, это песня!

Программа или что мы будем делать

Можно составить самостоятельно исходя из нашего ТЗ. Например, посмотреть в интернете или спросить у GPT. А можно обратиться к специалистам: ивент-агентствам, частным организаторам

В программу входит: что будут делать гости и сколько времени это займет. Это называется тайминг мероприятия. Пару популярных идей для праздников: мастер-классы и лекции, беседы, игры, конкурсы, квесты, танцы, караоке, живая музыка, фотозоны, игровые автоматы. Сегодня на рынке много вариантов развлечений

Площадку тоже, можно искать самостоятельно, а можно спросить у ивент-агентств, кейтеринговых служб, организаторов, с которыми вы решили работать. Почти все подрядчики имеют свою базу площадок, хорошо ориентируются во многих городских пространствах и подскажут подходящие варианты


На что обратить внимание при выборе
Если вы решили искать самостоятельно

1. Атмосфера — деловая, фановая, семейная, камерная, грандиозная. Есть площадки с готовым декором и атмосферой
2. Вместимость — если 20 человек, огромный зал будет убивать атмосферу и наоборот, тесные залы создают дискомфорт
3. Расположение — город (удобно добираться) или загород (атмосферно, но нужна организованная логистика)
4. Что входит в аренду — кухня, техника, мебель, парковка, уборка после, часы на уборку/подготовку
5. Погода и сезон — если это природа, есть ли план Б на случай непогоды
6. Гибкость условий — можно ли со своим алкоголем / кейтерингом, до скольки можно шуметь, как продлить площадку, есть ли время на подготовку и уборку

Какие бывают площадки и где можно провести праздник


1. Рестораны, бары, кафе
многие заведения можно арендовать отдельно под событие, в некоторых есть специальные залы под банкеты
– Плюсы: удобно, всё уже есть: кухня, мебель, обслуживание, иногда сцена, звук, свет
– Минусы: мало гибкости, регламент по времени, часто нельзя свое меню, свою программу, алкоголь нельзя или пробковый сбор


2. Площадки для мероприятий
это специальные площадки, которые сдают только под мероприятия, бывают городские, бывают природные
– Плюсы: свобода в действиях, оформлении, праздничная и своя атмосфера
– Минусы: нужно организовать кейтеринг, музыку, дополнительную мебель


3. Конференц-залы и отели
– Плюсы: техника и оборудование в комплекте, парковка, часто бывает под ключ обслуживание
– Минусы: часто нельзя со своим кейтерингом, деловая атмосфера, в зависимости от отеля - не всегда хорошая кухня и обслуживание, высокая стоимость


4. Арт-пространства, фотостудии
– Плюсы: «вау-эффект» от локации, прикольные интерьеры, и новый опыт, гибкость по программе и еде, стоимости почти под любой бюджет
– Минусы: может быть много ограничений (нельзя сверлить, двигать экспонаты и т. д.), нужно организовать самому: кейтеринг, музыку и так далее, часто небольшая вместимость


5. А на улице можно? Можно
Нечастные парки, поляны, открытые крыши, пляжи, море, лес
– Плюсы: красиво, свободно, особенная магия природы
– Минусы: непредсказуемая погода, нужен план Б, всё нужно организовать с нуля (вода, электричество), соблюдать общественные нормы, уборка полностью на вас


6. Загородные базы и частные парки
Для больших тусовок, свадеб, ретритов, во многих парках есть специальные зоны, беседки или целые дома для проведения мероприятий
– Плюсы: природа, можно на несколько дней, шум никому не мешает.
– Минусы: дорога туда-сюда, аренда часто дорогая.


7. Частные коттеджи и дома
Для маленьких и неформальных встреч
– Плюсы: дёшево, уютно, уже есть мебель и техника
– Минусы: не для «большого праздника»


8. Анти-кафе и коворкинги
Для маленьких и неформальных встреч
– Плюсы: дёшево, уютно, уже есть мебель и техника
– Минусы: не для «большого праздника»


9. Бани, яхты
Для маленьких и неформальных встреч
– Плюсы: дёшево, уютно, уже есть мебель и техника
– Минусы: не для «большого праздника»

Где искать площадки в Приморье?

В поисковиках, картах типа 2ГИС или соц.сетях по запросам: площадка для мероприятий. Частные предложения по коттеджам, яхтам и баням ищут на фарпосте. На сайтах заведений, отелей, фотостудий и отелей.

Для вашего удобства, мы собираем такую свою базу классных и проверенных локаций, с отличной командой и классными отзывами гостей

Сердце мероприятий! В зависимости от задач и бюджета можно организовать самостоятельно, обратиться в любимый ресторан, к частному повару или в кейтеринговую службу (как мы)


Что такое кейтеринг?

Кейтеринг — это профессиональная организация питания в любом месте. Такой ресторан без стен, который живёт там, где у вас праздник

Кейтеринг это не еда. А целая команда, ваша дрим тим на вечер. Которая делает так, чтобы:

• вы приезжали на праздник и всё было готово
• еда была вкусной частью впечатления, а не переживанием
• место праздника можно выбрать свободно (лофт, крыша, лес, офис)
• всё красиво, чисто и вовремя (оформление столов, подача, официанты)

В кейтеринг входит:

• кухня — блюда, придуманные под формат события
• оформление — посуда, декор, сервировка, которые делают атмосферу;
• дрим тим — повара, официанты, бармены, кто заботится о гостях;
• организация — логистика, монтаж, уборка, чтобы вы думали только о вечеринке

Что отличает хороший кейтеринг?

Или на что обратить внимание при выборе кейтеринга. Совпадает хотя бы 5 пунктов из 7 — можно работать


✔ Безопасность
Информация про продукты, команду поваров, стандарты: где, кто и как готовятся блюда для вашего события

✔ Математический просчёт
Это когда служба предлагает блюда не «на глаз», а рассчитает всё по количеству. Например, попробуйте решить задачку. почему на 1 взрослого мужчину нужно 300г горячего, а. на с активной программой 400г

✔ Своя команда
Кейтеринг — это целый сервис. Чистота, грамотный вынос блюд, страховка если что-то идет не так. Это ваша дрим тим. Кейтеринг это не просто доставка еды. А ваш партнер во время праздника. Люди, на которых можно положиться. ваша дрим тим на вечер

✔ Опыт работы в нужно вам формате
Все кейтеринги разные. Например, кто-то идеально справляется с детскими праздниками, кто-то хорош в гриле, а кто-то делает бесподобные барбекю-пикники

✔ Опыт работы на разных площадках
У каждой площадки свои нюансы и возможности. Отлично, если кейтеринг знает площадки своего города и может подсказать, что подойдет лучше под ваш формат. Наша практика заранее посещать новые площадки, знакомиться с командой, узнавать возможности инфраструктуры

✔ Прозрачная смета и договор
Без подводных камней и непонятных условий, с ценами, фотографиями и договором

✔ Возможность дегустации
Нам кажется, в 2025 году еда априори должна быть вкусной в любом месте. Другой вопрос, что вкусы у всех разные. И здорово, если перед заказом большого события, можно попробовать кухню заранее

Форматы обслуживания
Каждому поводу и идее мероприятия - свой формат обслуживания

2.1 Коктейльная вечеринка
разновидность фуршета, при котором дополнительно обслуживание идёт в "обнос". официанты берут закуски и напитки на подносы и разносят по гостям, увеличенный штат официантов


2.2 Велком-фуршет
маленькая станция закусок, иногда только напитков в формате фуршета для быстрых и камерных мероприятий от 15 до 40 минут, 1 официант на 30 гостей

6. Дроп-офф кейтеринг или сервировка без обслуживания
организация красивого стола без присутствия персонала, доставка и сервировка готовых блюд до приезда гостей; кейтеринг самостоятельно приезжает на площадку, накрываем стол, и уезжаем; после мероприятия, убираемся и забираем посуду

поводы: любые поводы, где не требуется обслуживание
варианты сервировок: кофе-брейк, фуршет, банкет
обслуживание: незаметное, команда привозит, сервирует и уезжает
меню: любое меню, кроме гриля
основные задачи:

• красивая и удобная сервировка для самообслуживания
• выкладка всех блюд по меню без необходимости доставлять и доготавливать

средняя стоимость за 2025 год: 800₽ на 1 гостя